Doel grootboekrekening

Je stelde reeds enkele balansen op en het viel je waarschijnlijk al op dat dit een erg tijdrovend werk is.  Stel je voor dat per verkoop of per aankoop die je uitvoert dat je dergelijke balans zou moeten opstellen samen met een resultatenrekening. Als je weet dat in een onderneming tientallen verrichtingen per dag moet registreren. Is het al snel duidelijk dat dit geen werkbare methode is. 
Dit kan sneller en eenvoudiger door enkel de elementen die betrokken zijn bij een verrichting te wijzigen en alle andere elementen ongemoeid te laten. Na elke verrichting een nieuwe balans opstellen is dan overbodig. 
Om praktisch tewerk te gaan, wordt voor elk element van de balans een aparte rekening gemaakt.  Deze rekening heeft de vorm van een T, vandaar ook zijn naam T-rekeningen. 

• de linkerzijde = debetzijde
• de rechterzijde = de creditzijde
• Bovenaan wordt de naam van de rekening vermeld. 

Het geheel van al deze rekeningen noemen we het grootboek.

Resultatenrekening

Ook voor alle kosten en opbrengsten die een onderneming opneemt in haar resultatenrekening zullen er rekeningen geopend worden, namelijk resultatenrekeningen. Ook deze zullen we verder kunnen onderverdelen naar: 

• kostenrekeningen: voor alle kosten van de onderneming (klasse 6)
• Opbrengstenrekening, voor alle opbrengsten van de onderneming (klasse 7)

Boekingsregels in het grootboek

Hoe je op de grootboekrekeningen verrichtingen moet registreren is wettelijk bepaald. Hieronder zijn de regels terug te vinden. 

• Actiefrekeningen
• worden geopend door het beginsaldo (= beginwaarde) op de debetzijde te noteren,
• worden vermeerderd aan de debetzijde,
• worden verminderd aan de creditzijde.
• Passiefrekeningen
• worden geopend door het beginsaldo (= beginwaarde) op de creditzijde te noteren, 
• worden vermeerderd aan de creditzijde
• worden verminderd aan de debetzijde. 

• Kostenrekeningen
• worden vermeerderd aan de debetzijde, 
• worden verminderd aan de creditzijde.
• Opbrengstenrekeningen
• worden vermeerderd aan de creditzijde, 
• worden verminderd aan de debetzijde. 

Merk op dat er bij de kosten- en opbrengstenrekening niet gesproken wordt over het beginsaldo. Dit komt omdat deze rekening elk jaar op 0 worden gezet, zij hebben dus geen beginwaarde.

Deze boekingsregels zorgen er voor dat de actief- en passiefzijde gelijk blijven aan elkaar en dat de balans in evenwicht blijft.

Rekening salderen

Op het einde van het boekjaar wordt er van elke grootboekrekening een totaal gemaakt, dit noemen we het salderen van de rekening. Ook dit moet volgens een welbepaalde manier gebeuren. 

We overlopen de verschillende stappen van de rekening Bank R/C

• Stap 1: Bepaal welke zijde het grootste saldo kent
• Stap 2: Noteer dit bedrag aan de debit- en creditzijde van de t-rekening, en noteer een dubbele lijn onder deze totalen.

• Stap 3: Trek een dubbele lijn onder de twee totalen.
  Maak het verschil tussen de totalen van beide zijden en noteer dit verschil op de zijde met het laagste bedrag. 
• Wanneer het debettotaal  > creditotaal  = debetsaldo (DS)
• Wanner het credittotaal > debettotaal = creditsalodo (CS)

In onderstaande video wordt de theorie van deze pagina nog eens kort herhaald.